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项目经理如何做好任务分配

 

在工作中,你有没有遇见这样的状况?
经理,里程碑计划我编好了,您看需要发送给谁?谁来拍板确定啊?
经理,年终庆典买礼品这个工作,是咱们负责买还是公司采购部负责买啊?或者,我应该找行政部?
经理,质量部的人说了,项目的质量体系他们不负责写,只负责监督审核,怎么办啊?咱们的人写的不专业啊!
这些问题如果在项目中出现的多了,说明我们具体工作的权责分配有些不清楚。
这时可以借助一个工具——责任分配矩阵,来明确项目中每个个体的责任。 

1、什么是责任分配矩阵
责任分配矩阵其实很简单,它是一种将所分解的工作任务落实到项目有关部门或个人,并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。项目管理者联盟文章换句话说,责任分配矩阵就是针对WBS拆解出来的工作,在组织内进行分配。所以,只有你的项目计划具备了两个基本条件后,才能制定责任分配矩阵:
条件1:项目的WBS已经编制好了
条件2:涉及到人员/部门都已经清晰明确了,这两个条件缺一不可。
需要强调的是,这个工具的核心是配置权限,也就是说,责任分配矩阵并不会明确指出每个人在项目中的具体工作,它只是明确指出个体在每个工作包中的权限到底有多大。

比如,在上图这个案例中,在第三行的【修改外购软件包】这项工作中,程序员是负责人▲,项目工程师负责审批○,决定该工作是否通过,项目经理只需要被通知□,了解工作进展就可以了。
责任分配矩阵有不同的形式,上图这个是用符号表示的,此外,还有我们熟悉的RACI责任分配矩阵。
RACI将4种职责以不同的字母来表示,分别是:谁负责(R=Responsible),即负责执行任务的角色,ta具体负责操控项目、解决问题。项目管谁批准(A=Accountable),即对任务负全责的角色,只有经过ta的同意或签署之后,项目才能得以进行。
咨询谁(C=Consulted),拥有完成项目所需的信息或能力的人,属于辅助人员通知谁(I=Informed),应及时得到通知的人员。

形式不同,但意义相同。责任分配矩阵中的符号,没有什么固定标准,可以根据企业的实际需求来决定,只要在沟通过程中不出现误区就都可以。
2、3点注意事项项目管理
想制作这个图表不难,但如何使图表发挥应有的价值是更需要考虑的。经过前人的经验总结,我们发现以下三点,可以使责任分配矩阵发挥更大作用。让团队成员共同参与制定,项目经理大多数情况下是权力较弱的,如果采取硬性“派工”的方式把任务分配完毕,可能并不会取得好效果。最好是在制定责任分配矩阵时,让团队成员共同参与,让他们明确自己可以胜任的工作。最理想的情况是主动认领工作,这样也会使得个人对所负责的工作有一定承诺。
如果遇到一些无人认领的较难任务,项目经理可以利用自己项目负责人的身份进行硬性分配,但也要利用沟通技巧和个人魅力等来减少压迫感,可以说一些鼓励性的话。比如:这个任务有点挑战,但你的能力是我们组里最突出的,相信你可以负责,遇到问题我们再及时商量。通过这种公平公开的方式,项目经理更可能让职责划分得到团队成员的认可,在执行的时候更能做到各尽其责。
每项活动中“负责人”是唯一的。责任分配矩阵中,每一项工作有且只有一个负责人,这一点也是非常重要的。我们都知道三个和尚没水喝,如果你把同一项工作交给了张三、李四、王五共同负责,那结果就是没有人会负责。为了避免出现管理责任的推诿,每一项活动中负责任的人,都应该是唯一的。职责分配需合理。

从开始的案例我们可以看到,项目经理和项目工程师虽然职位高,但负责工作包最多的人却是程序员。这是欺负程序员吗?No。把开发、测试的工作交给程序员是人尽其才,还记得我们以前的段子吗?把专业工作交给专业人才去做,中间过程应该给予足够的信任。项目经理和技术leader当然能做大部分的工作,但一个人的精力总是有限的,顾此就会失彼,所以,职责分配要合理。责任分配矩阵是一个用途广泛的工具,它不仅能使项目工作在团队内的分配变得清晰,也能表明项目团队和公司管理部门之间的权责配置,甚至还能清晰表达项目团队和外部利益相关方之间的责任划分。

 

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