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高校基建管理信息系统用户需求分析研究

■ 任莹

(清华大学, 北京100084)

[摘要] 需求分析是管理信息系统开发过程中最重要的一个环节。管理信息系统开发的成功与否在很大程度上取决于需求分析的质量。以清华大学基建管理信息系统开发过程为例,对用户需求分析的步骤、开发思路以及分析方法进行深入研究,以建立满足用户需求的管理信息系统。

[关键词] 高校;基建管理;用户需求分析;管理信息系统

[中图分类号] F407.9 [文献标识码] B [文章编号] 1002-851X(2012)05-0082-04

 

1 前言

信息化管理已成为提高高校基建管理水平的重要手段。但目前绝大多数高校的基建管理信息系统仍处于探索阶段,开发成功率较低,由于开发过程中需求分析是最重要且最困难的一个环节,本文以清华大学基建管理信息系统开发为例,从初期系统开发方式的选择及开发组织模式的建立入手,着重描述用户需求分析的步骤和核心环节,对其中的用户需求分析环节进行深入研究,并通过基建管理信息系统的实际应用对所获得的需求分析成果加以验证。期望能为国内其他高校提供参考。

 

2 开发方式的选择及开发组织模式的建立

在管理信息系统的开发初期,首先应确定开发方式及组织模式,它们既是系统开发初期的重要任务也是系统需求分析的基础。

2.1 清华大学基建管理信息系统开发方式的选择

目前主要的开发方式分别为自行开发、委托开发、联合开发、购买现成软件[1]。这四种开发方式各有其优点和不足,基建管理信息系统的开发方式的选择,应根据基建管理部门的自身特点和要求而定,主要考虑的因素包括:开发时间、开发费用、系统维护、用户对开发系统的技术要求、用户的系统分析和设计能力、是否具有水平较高的软件编程人员、用户可接受的开发风险等[2]。

清华大学基建管理部门通过对自身条件及实际情况进行分析发现,本单位人员系统开发专业技术力量较弱,不适合自行开发。由于正逢清华大学百年校庆准备阶段,大批建设项目即将陆续启动,希望百年校庆工程在建设过程中能够实现信息化管理,因此系统开发时间紧迫,加之开发费用相对有限,只能选择购买现成软件,但现成软件虽然能够满足节省时间和费用的要求,但却存在专用性差等问题。经综合考量后,学校基建管理部门最终决定,在购买现成软件的基础上以联合开发的模式建立基建管理信息系统。

2.2 清华大学基建管理信息系统开发的组织模式

决定软件开发成败的关键性因素分别为用户在软件开发过程中的参与程度、软件使用单位“一把手”对软件开发事宜的重视与支持程度,以及用户对自身需求的说明是否清晰准确[3]。而在实际开发过程中,最常见的影响因素则是软件公司开发人员与用户沟通方面的问题。针对这些关键因素,为提高管理信息系统开发的成功率,确定了清华大学基建管理信息系统开发的组织模式。

 

 

3 系统目标分析

在确定系统开发方式及开发组织模式的基础上,用户需求分析首先应通过对系统用户的组织机构、职能域及业务进行分析,得出系统开发目标。

3.1 组织机构分析

理清组织机构,就意味着抓住了组织的主脉,顺着这一脉络延伸,可以更好地了解组织中存在的各种问题。

清华大学基建管理组织机构以处务会为最高领导机构,负责对基本建设工程项目实施的管理、指导、决策。基建管理部门根据工程项目的特点,推行弱矩阵式项目管理模式,即成立项目管理部,行使工程实施过程中具体的组织和管理职能,处里的其他各科室主要设置为综合办、规划室、工程前期科、合同管理科、造价管理科、材料科、总工办、工程建设科,按其职能分工,与项目管理部协调做好工程项目实施阶段相关的业务工作。

3.2 职能域分析

组织职能是为实现组织的管理目标,被赋予的职责和功能。一个职能域描述组织某一方面的职能。通过职能域的划分,可以有效地将不同职能进行优化组合。清华大学基建管理部门的工作分为六个职能域,分别是:投资控制与造价管理、合同管理、招投标管理、材料与设备管理、项目进度管理、信息传递与文档管理。确定职能域后,可通过对职能域中所含业务及其流程进一步研究,更加详细地了解组织中存在的问题。

3.3 业务分析

业务分析主要分为三个步骤:确定主要业务、业务与机构分析、业务流程分析。

3.3.1 主要业务确定

清华大学基建管理部门的做法是:以六个职能域为基础,分别对每个职能域中所包含的业务进行深入分析,汇总成业务明细表,见表1。

3。3。2 业务与机构分析

业务一般分属于一个部门或多个部门,因此需要分析各业务所涉及部门,以便分析业务的功能和业务流程。主要业务与项目部和各科室之间的关系,见表2。

 

 

3。3。3 主要业务流程分析

安徽快3官网业务流程的分析是业务分析的重要内容之一,在当代管理信息系统的开发过程中,对组织原有业务流程的分析是需求分析的重要基础。本文以合同付款业务流程为例,对清华大学基建管理部门所涉及的业务流程进行描述及分析。

 

 

3.4 系统目标的确定

清华大学基建管理信息系统开发以项目管理为核心,以掌握项目主要环节进度、控制项目成本、提高工作效率和管理效果为总目标,对从项目前期报批、招投标管理、合同及执行管理、材料设备管理,到施工与验收管理、工程决算的整个过程进行全面的掌握与控制。在这一过程中,需将文档、数据的产生与管理融汇其中。

通过管理信息系统的应用实现基建项目的高效管理,使相关人员业务处理清晰、信息共享、沟通便捷、数据精确、控制严谨,决策有据,最终达到建设管理的科学化、现代化、规范化。

 

4 详细用户需求分析与用户需求分析报告

安徽快3官网在明确系统开发目标的基础上确定系统的需求结构,并对需求结构中的各个需求单元进行详细的用户需求分析,最终形成用户需求分析报告。

4.1 需求结构分析

管理信息系统的需求结构分析是根据管理信息系统的目标、职能域及需求的相关性,从总体上把管理信息系统需求划分为多个部分,每个部分称为一个需求单元,由这些需求单元构成管理信息系统的需求框架。

清华大学基建管理的六个职能域分别对应了需求结构中的六个需求单元。

 

 

4.2 详细用户需求分析过程

详细用户需求分析主要分为以下三个步骤:

4。2。1 系统需求获取

对管理信息系统需求结构划分的六个需求单元逐一进行需求获取,而获取过程中最重要的一项技术则是信息采集。信息系统所要采集的信息从内容上大致可分为四类:有关组织的信息、有关组织成员方面的信息、有关工作方面的信息、有关工作环境方面的信息。清华大学基建管理部门系统建设小组按照上述分类,通过查阅工作文档及工作流程、开展小范围访谈、召开小组会议、初步形成需求文档,与软件公司沟通,建立原型系统等步骤,完成需求获取任务。

4.2.2 需求分类分析

系统建设小组通过多种方式获得了大量的需求,而这些需求必须经过分析整理才能应用于系统开发。在整理过程中发现存在以下问题:第一,不同科室、项目部的需求重复,很多不同部门提出的需求具有相当程度的相似性;第二,各需求之间缺乏连续性,由于在需求调研过程中被调查者大多无法从全局考虑问题,只是站在自己的立场或自己科室的角度提出需求,无法从这些需求中体现出科室间的业务流程关联性与连续性;第三,需求描述相对模糊,不够清晰。

安徽快3官网为解决上述问题,系统建设小组通过分类的方式对已获取需求进行整理。合理的分类模式可以将重复的同类需求进行合并,可以体现出不同部门之间需求的关联性及不同阶段需求的连续性。此外,对于表述模糊、片面的需求也可以通过分类的方式对其进行进一步明确。根据需求的类型不同将其划分为输入类需求、查询类需求、关联类需求和系统自动计算类需求四大类。

输入类需求主要是指需录入系统的内容,例如项目进度计划及实际进度情况的录入、项目招投标的过程及结果文件的录入、项目目标成本及实时成本、项目合同的内容及合同付款的记录等。输入类需求不仅是所有需求中数量最多的一项,而且是其他各类需求实现的基础,其重要性不言而喻。此类需求的实现程度将直接影响到其他需求的实现,做好输入类需求的整理与汇总工作将为系统功能的实现打下一个坚实基础。

查询类需求主要是,用户希望通过管理信息系统的查询功能来实现所有项目过程与结果资料的实时查询及项目之间信息比较的需求。查询类需求根据用户需求的不同可分为重视过程和重视结果两类。例如,项目进度查询是用户希望通过系统,可以足不出户实时查询项目的进展情况。因此,系统不仅仅显示未完成或完成状态,还应该能够显示完成的程度,以便查询者可以事先把握完成进度,真正做到查询的实时性,这类需求即属于重视过程的查询需求。重视结果类查询需求通常对于过程并不需要实时跟踪,更大的要求是希望能够通过系统自动生成各种表格,便于分析比对,把握项目的全局,如成本对比表、招标信息表、材料信息库的查询等。通过对查询类需求的整理并按其不同要求分类,有利于系统开发过程中对上述需求更好的实现。

由于任何一个部门的职能都并非独立存在,而是通过各种业务流程紧密地联系在一起。因此,各个部门所提出的需求是相互关联、相互制约的,这样的需求可将其称为关联类需求。在归纳与整理此类需求时,可以将独立的需求根据业务流程进行关联。与此同时,还可以将不同用户提出的重复性需求加以排除,使需求更加简洁、清晰。

计算类需求是指用户希望通过系统自动对项目数据进行整合、计算、处理的这一类需求。因借助系统自动计算生成数据减少了对数据人工计算的过程,从而进一步提高了数据的准确性。对于此类需求,主要是需将用户提出的计算类需求转化成各类计算公式,以便在系统开发过程将其嵌入系统并形成先进的项目管理数学模型,对基建项目的多方面数据进行处理汇总分析,为决策层提供更有力的决策依据。

4.2.3 用户权限分析

每个系统都不可避免的会涉及到权限划分的问题,系统的使用者越多,使用者的职责或分工越复杂,权限划分也就越复杂。为了加强清华大学基建管理信息系统的安全管理,保障系统正常、安全使用及各种信息数据的保密性,系统应对所有使用者进行权限划分。明确各使用者的权限是用户需求分析阶段十分必要且重要的一个环节。

系统建设小组按照上述分析的业务层级,将每个业务层级细分为一个或几个子项,再根据各科室及项目部的角色、岗位职责,为其分配系统功能及相关数据的权限,并通过《清华大学基建管理部门管理信息系统权限划分一览表》简明、直观地表现出来。随着管理信息系统建设的逐步深入,权限划分的工作将由科室或项目部细化到科室中的每个人或某个项目部。可以根据各使用人员的角色、岗位职责和所属项目,为其分配系统功能的权限和相关的数据权限。业务层级上的划分也将继续分解,甚至可以细化到某一个合同的录入或者某一个资料编写、查询的权限。

4.3 详细用户需求分析成果

获取的需求经过分类后,要使其能够直接适用于系统开发还需对其进一步分析整理。首先,将各类需求根据需求结构中其所属的需求单元进行归纳;其次,根据整体业务流程及业务的关联性,从全局角度对各需求单元内的需求进行串、并联整理。对上述需求按需求单元进行详细功能描述即可得到用户需求分析结果。例如,对于合同管理需求单元中的合同付款的详细需求描述,为合同管理科付款审核人员根据付款申请单及系统中的项目进度按照对应项目及付款有无合同输入相关信息,若有合同,输入合同编号等内容。在输入过程中系统自动提示合同累积付款金额、付款比例、未付款金额、项目累计投资金额。另外,在合同执行过程中,能通过几个阶段(验货、验收、审核、审计等)的进展情况控制合同付款进度,付款操作需先由造价管理科对项目部录入的工程洽商、施工单位报送的结算数据、初步审核数据及结算审计结果录入系统,当系统中显示造价管理科已复核完毕后,合同管理科方可进行合同付款操作。操作完成后由财务人员对付款情况进行复核,复核后不得修改,需修改由复核人取消复核。若录入时合同分类金额超过经处务会批准的项目计划书分类金额,系统不能通过,除非项目部通过报告形式通过处务会批准,方能由系统管理员放行。系统最终可根据合同所有输入信息自动生成不同角度、层次的合同报表,动态反映合同执行情况。

4.4 用户需求分析报告

安徽快3官网用户需求分析报告是需求分析阶段的总结性文档之一,面向对象主要是系统的用户。用户需求分析报告一般包括系统概述、用户需求、数据调查及分析、运行环境的规定等内容。软件公司通过对系统用户需求分析过程的所有成果文档的归纳与总结,最终编写完成了清华大学基建管理信息系统用户需求分析报告。

 

5 用户需求分析的实现与验证

根据用户需求分析报告,最终由软件公司初步建立了清华大学基建管理信息系统,通过系统的试运行对用户需求分析成果的实现程度进行验证。通过验证表明,该系统已基本满足了用户需求分析过程中所获取的绝大部分需求,仅有个别需求在系统中未能实现或未能完全实现。

通过验证,对系统未实现或未能完全实现的需求,将通过对系统的继续改进逐步实现。具体方法为,将上述需求根据需求的迫切程度划分为三个优先等级,分别选择不同的方式加以改进。第一,必要性需求———属于需求优先级的第一个等级,此类需求若无法实现将直接影响整个系统的使用。对于此类需求,必须严格按照需求分析报告及用户意图加以实现;第二,可变性需求———属于需求优先级的第二个等级,此类需求如无法实现会直接影响系统的易用性,但不会影响系统整体的使用。对于此类需求,可以通过变通的方式加以实现;第三,潜在性需求———属于系统需求优先级的第三个等级,此类需求如无法实现,既不会影响系统的使用也不会对系统的易用性产生较大影响,但从系统长远发展有一定的潜在需求。对于此类需求,无需在近期系统中实现,可作为系统远期发展的需求之一。

 

6 结语

本文以清华大学基建管理信息系统开发过程为例,针对用户需求分析环节进行研究,对所获得研究成果通过基建管理信息系统的实际应用加以验证。望能为国内其他高校的基建管理信息建设提供参考,加快推动国内高校基建管理的信息化进程。蒉

[参考文献]

[1]戚桂杰,彭志忠.管理信息系统[M].山东:山东人民出版社,2007:244-246.

[2] 黄梯云。 管理信息系统[M]。 北京: 经济科学出版社,2000:1-2。

[3]吴建林,应文池.面向管理支撑系统的一种系统需求分析模式[J].系统管理学报,2010,19.

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