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中国地质大学基建信息化之路

 

中国地质大学是教育部直属的全国重点大学,是国家“211工程”、“985优势学科创新平台”建设项目的大学;是国家批准设立研究生院的大学;是以地球科学为主要特色,拥有地质学、地质资源与地质工程两个国家一级重点学科,理、工、文、管、经、法、教、哲、农、艺协调发展的多科性大学。是我国地球科学和资源环境领域重要的科研中心之一,为促进地球科学的发展和满足国民经济建设对资源环境的需求做出了重要贡献,并在国际地质学界日益发挥着积极的影响。

中国地质大学(武汉)基建处(下称基建处),是承担学校基本建设任务的职能部门,在服务学校基础建设发展上,担当着重要角色。

 

 

一、各科室协作办公

中国地质大学(武汉)基建投资每年都达数千万元人民币之巨,基建处对项目的信息化管理诉求与日俱增。虽然组织结构不是很复杂,但是基建项目管理的数据量非常大,纸质文件的来往压力不小。

上线PM2后实现了文件传送和监控作用,除领导审签和报备文档的一份原件为纸质资料外,其他全面了实现无纸化信息传送,各类文件和审批意见以文档和图片格式在该系统内传输,并以系统记录的传输信息代替现行的签收手续,并以此信息作为执行依据。这样可以减少流程、提高效率、节约环保。

邦永公司PM2项目管理系统中的协同办公系统,为各科室项目沟通和日程办公沟通带来了便利。工程合同评审,采购合同评审,红头文件流转,办文收发,费用报销流程,材料询价信息上网,招标资料、工程资料流转,归档,模糊查询等这些原本线下运动的业务流程,全部搬到线上,统一了办文模板,方便发起人填写申请,审批人快速审批,后来的快速查询,基建处沟通高效,透明。而且近期公司推出了办公移动应用系统,支持安卓和苹果移动设备。从此以后,信息化办公不局限于守着电脑,随时谁地通过移动设备登入系统,处理相关事项。

 

二、项目工期管理

基建处项目主要包括教学楼,科研楼,学生宿舍,运动场等,由于项目的特殊性,对项目的交付时间都卡的比较死。为了能按期交付项目,借力先进的项目工期管理系统,无疑是上上策。

通过PM2系统学校基建的日常施工管理过程中,能够跟进工程进度,包括可以查询新建项目主要进度节点,通过网络图、工作日历、逻辑图等图形工具从不同侧面展现项目计划与实际进度,及时反映进展情况。

对于基建项目进度信息如:项目名称、合同名称、工程进度报量日期、本次完成工程量、累计完成工程量、累计完成百分比(按投资构成:征地拆迁、勘察设计、水电增容、市政配套、建安工程、设备购置、其他费用、材料采购)、工程形象进度描述、工程形象进度电子扫描件、收货单扫描件、四方竣工验收单扫描件及其他阶段性重要成果扫描件等工作进行了实时的管理。

三、项目资金(成本)管理

基建处接收的很多资金都是专款专用,并且有比较严格的拨付计划。PM2项目管理系统,运用合约规划和项目费用分摊机制,很好的解决的了项目资金流向计划,实际流向,和差异分析的问题,做到了实时查看资金走量,走向,改变了传统的事后核算,实现了事中控制。

 

 

 

 

四、资料管理

因为资料多,繁,杂,基建处设立了独立的资料管理室,主要负责资料的分类,归档,查询。没有资料数据库的时候,靠手工调阅这些纸质版的资料,耗时耗力。现在依靠PM2项目系统建立了基建处的资料数据库,而且这个资料数据库的逻辑关系是多维的,不是简单的存放在系统磁盘上。比如一份合同电子档资料,如果是仅仅存放在电脑磁盘,则他的检索条件只有档案名称,显然这远远不能满足要求。但是在PM2资料数据库,我们则可以通过资料分类、合同隶属项目、资料等级,资料权限等条件模糊检索,能瞬间从数以万分的资料库中找到自己想要的资料,而且用不丢失。

通过完善的资料库,建立了详细的基建档案:包括已建工程、新建工程、维修改建工程的电子档案。

以栋为单位,建立了建筑电子档案,包括工程资料,维修资料等。在档案中反映每一项维修项目的地点、时间、维修内容、施工方案、负责人员,从宏观上统计每栋楼的维修成本,从微观上分析施工方案、施工质量的优劣,利于编制类似项目的最优施工方案,且有利于新同事尽快上手。

以项目为单位,全面记录项目全过程的相关信息:把工程的各项文件和学校领导的批复的文件及时上传到系统平台上。反映了项目申报、审批、变更等决定记录。

五、使用感受

以前开会的时候,施工单位报告工期进展,每人发一大本资料。现在开会,只需打开邦永系统就可以了。

--- 基建处张处长
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